Ведомость спецификаций образец порядок заполнения

Во избежание путаницы в ведомости покупных изделий предусмотрено даже формирование оглавления.

Оно заполняется в тех же графах таблицы, только название раздела помещается в строку «Наименование», а страница, на которой можно найти данные об этом предмете, заносится в столбец «Документы о поставке».

Такое своеобразное содержание всегда помещается на титульный лист ведомости и сильно упрощает работу на крупных предприятиях.

Внимание! Если поставки частей того или иного оборудования осуществляются из-за рубежа и имеют другие обозначения и названия, в том числе на других языках, то обязательно их указание. В качестве дополнения к описанной информации можно в этой же строке описать аналогичные элементы, выпускаемые в России

Но это делать необязательно

В качестве дополнения к описанной информации можно в этой же строке описать аналогичные элементы, выпускаемые в России. Но это делать необязательно.

Ведомость спецификаций образец порядок заполнения

После титульного листа и «оглавления» в ведомости идет табличная часть, призванная отразить основные данные о необходимых закупках. Именно с ней будут иметь дело менеджеры, снабженцы и другие сотрудники, не имеющие дело с чертежами, но от которых напрямую зависит качество поставок.

В таблице обычно бывает множество строк, каждая из которых должна содержать информацию:

Название отдельного элемента. Буквенное обозначение подчеркивается. Если встречаются детали разных размеров, но с одним названием, то можно их прописать в одной и той же строке. Недопустимо такое действие с названиями, состоящими из одной буквы или цифровыми штампами.
Обозначение документа на поставку. Строки этого столбца при необходимости можно объединить и прописать название документа один раз, если все поставляется по одному и тому же договору.
Поставщики. Если поставщик всегда один и тот же, то его упоминают только вначале, оставляя этот столбец пустым. Но если речь идет о мелких компаниях-посредниках, то их названия и контактные данные должны быть для снабженцев или менеджеров под рукой в любой момент.
Количество элементов, которое потребуется для одного изделия.
Количество элементов для изделия в его полной комплектации, включая запасные части, монтажные, те, которые входят в состав упаковки, инструмент и пр. Причем интересно, что эта графа остается пустой, если заполняют строку на комплектацию запасных частей в качестве набора. Они считаются, в этом случае, отдельным изделием.
Какая часть элементов уходит на регулировку. Например, «0,1» в этой графе означает, что каждая десятая деталь предназначена для корректировки данных об остальных, на испытания и пр.
Сколько всего требуется изделий для изготовления, испытаний и включения в запасные наборы.
Дополнительные данные о товаре: единицах измерения, характерных особенностях, специфике использования и пр.

Если составные части изделия сложны и имеют собственные ведомости покупных изделий, то обязательна ссылка на эти документы. В конце каждой из страниц и отдельно в конце ведомости располагается небольшая таблица. Она содержит в себе данные о количестве страниц, частично дублирует информацию с обложки.

Но главная ее функция – подписи всех причастных к формированию, проверке и изготовлению продукции лиц. Здесь есть место под подпись исполнителя, конструктора, разработчика, проверяющего и руководителя.

Ведомость спецификаций (ВС) по ГОСТ 2.106-96

ВС составляют на формах 3 и 3а приложения А.
В ВС записывают:
В ВС не перечисляют спецификации составных частей изделия, на которые имеются свои ВС. В этом случае в конце ВС изделия дают ссылку на ВС входящих составных частей
Заполняют ВС по разделам в следующей последовательности:
В раздел «Сборочные единицы» записывают спецификации сборочных единиц, входящих в состав изделия, на которое составляют ВС.

В раздел «Комплекты» записывают спецификации комплектов (монтажных частей, сменных частей, запасных частей, инструмента и принадлежностей, укладок, тары и пр.).

Наименование разделов не указывают. Порядок записи спецификаций в разделы «Сборочные единицы» и «Комплекты» аналогичен установленному в разделе 3

Заполнение граф ведомости спецификаций

Графы ВС заполняют следующим образом:

в графе «Обозначение» указывают обозначения спецификаций;
в графе «Наименование» указывают наименования изделий в соответствии со спецификациями;
в графе «Куда входит обозначение» указывают обозначения спецификаций, в которые непосредственно записана составная часть изделия. Порядок записи спецификаций аналогичен установленному в разделе 3;
в графе «Куда входит, кол.» указывают количество составных частей изделия, входящих в каждую спецификацию, записанную в графе «Куда входит, обозначение». Если составная часть непосредственно входит в изделие, на которое составляют ВС, то графы «Куда входит, обозначение» и «Куда входит, кол.» допускается не заполнять;
в графе «Общее кол.» указывают общее количество составных частей, входящих в изделие, на которое составляют ведомость спецификаций, по каждой спецификации, записанной в графе «Куда входит, обозначение». Если записываемая составная часть входит в изделие, на которое составляют ВС, и (или) в его составные части, то в этой графе указывают (под итоговой чертой) общее количество составных частей, входящих в изделие;
в графе «Примечание» указывают дополнительные сведения. Для документов в электронной форме указывают идентификаторфайла (файлов).

LibreOffice. Шаблоны документов по ГОСТ 2.106-96 «ЕСКД. Текстовые документы.»

Форма 1. Спецификация.
Спецификация Форма 1 ГОСТ 2.106-96
Форма 2. Спецификация (при плазовом методе).
Спецификация Форма 2 ГОСТ 2.106-96 (плазовый метод)
Форма 3. Ведомость спецификаций (ВС).
Номерация строк в ведомости спецификаций для каждого листа своя, т. е. каждый лист ВС начинается со строки №1. Для этого в шаблоне документа создана автоматическая нумерация строк, для чего созданы собственные стили списков:
«ВС номера строк лист 1»;
«ВС номера строк лист 2»;
«ВС номера строк лист 3».
Если Ваша ведомость спецификаций состоит более чем из трёх страниц, Вам потребуется создать дополнительные стили списков (например, «ВС номера строк лист 4» и т. д.) с параметрами, аналогичными любому из трёх вышеприведенных стилей списков. Либо Вы можете отменить автоматическую номерацию строк и проставлять номера вручную.

Ведомость спецификаций (ВС) Форма 3 ГОСТ 2.106-96
Ведомость ссылочных документов (ВД) Форма 4 ГОСТ 2.106-96.
Номерация строк в ведомости ссылочных документов для каждого листа своя, т. е. каждый лист ВД начинается со строки №1. Для этого в шаблоне документа создана автоматическая нумерация строк, для чего созданы собственные стили списков:
«ВД номер строки лист 1»;
«ВД номер строки лист 2»;
«ВД номер строки лист 3».
Если Ваша ведомость ссылочных документов состоит более чем из трёх страниц, Вам потребуется создать дополнительные стили списков (например, «ВД номер строки лист 4» и т. д.) с параметрами, аналогичными любому из трёх вышеприведенных стилей списков. Либо Вы можете отменить автоматическую номерацию строк и проставлять номера вручную.

Ведомость ссылочных документов (ВД) Форма 4 ГОСТ 2.106-96
Форма 5. Ведомость покупных изделий (ВП).
Номерация строк в ведомости покупных изделий для каждого листа своя, т. е. каждый лист ВП начинается со строки №1. Для этого в шаблоне документа создана автоматическая нумерация строк, для чего созданы собственные стили списков:
«ВП номер строки лист 1»;
«ВП номер строки лист 2»;
…
«ВД номер строки лист 9».
Если Ваша ведомость покупных изделий состоит более чем из девяти страниц, Вам потребуется создать дополнительные стили списков (например, «ВД номер строки лист 10» и т. д.) с параметрами, аналогичными любому из девяти вышеприведенных стилей списков. Либо Вы можете отменить автоматическую номерацию строк и проставлять номера вручную.

Ведомость покупных изделий (ВП) Форма 5 ГОСТ 2.106-96
Форма 6. Ведомость разрешения применения покупных (ВИ).
Номерация строк в ВИ для каждого листа своя, т. е. каждый лист ВИ начинается со строки №1. Для этого в шаблоне документа создана автоматическая нумерация строк, для чего созданы собственные стили списков:
«ВИ номер строки лист 1»;
«ВИ номер строки лист 2»;
«ВИ номер строки лист 3».
Если Ваша ВИ состоит более чем из трёх страниц, Вам потребуется создать дополнительные стили списков (например, «ВИ номер строки лист 4» и т. д.) с параметрами, аналогичными любому из трёх вышеприведенных стилей списков. Либо Вы можете отменить автоматическую номерацию строк и проставлять номера вручную.

Ведомость Разрешения Применения Покупных (ВИ) Форма 6 ГОСТ 2.106-96
Форма 7. Ведомость держателей подлинников (ДП).
Номерация строк в ведомости держателей подлинников для каждого листа своя, т. е. каждый лист ДП начинается со строки №1. Для этого в шаблоне документа создана автоматическая нумерация строк, для чего созданы собственные стили списков:
«ДП номер строки лист 1»;
…
«ДД номер строки лист 5».
Если Ваша ведомость держателей подлинников состоит более чем из пяти страниц, Вам потребуется создать дополнительные стили списков (например, «ДП номер строки лист 6» и т. д.) с параметрами, аналогичными любому из пяти вышеприведенных стилей списков. Либо Вы можете отменить автоматическую номерацию строк и проставлять номера вручную.

Ведомость держателей подлинников (ДП) Форма 7 ГОСТ 2.106-96
Форма 8. Ведомость технического предложения (ПТ), эскизного (ЭП) и технического (ТП) проектов.
Номерация строк в ведомостях ПТ, ЭП, ТП для каждого листа своя, т. е. каждый лист ведомости начинается со строки №1. Для этого в шаблоне документа создана автоматическая нумерация строк, для чего созданы собственные стили списков:
«Номер строки лист 1»;
«Номер строки лист 2»;
«Номер строки лист 3».
Если Ваша ведомость состоит более чем из трёх страниц, Вам потребуется создать дополнительные стили списков (например, «Номер строки лист 4» и т. д.) с параметрами, аналогичными любому из трёх вышеприведенных стилей списков. Либо Вы можете отменить автоматическую номерацию строк и проставлять номера вручную.

Ведомость ПТ, ЭП, ТП Форма 8 ГОСТ 2.106-96
Форма 9. Форма пояснительной записки (ПЗ), программы и методики испытаний (ПМ), таблиц (ТБ), расчётов (РР), инструкций (И), документов прочих (Д).
ПЗ, ПМ, ТБ, РР, И, Д Форма 9 ГОСТ 2.106-96

Ведомость покупных изделий: гост, пример заполнения, скачать — Токарь

Ведомость покупных изделий оформляется конструктором при формировании какого-либо изделия на основе покупных элементов. Она нужна для ускорения взаимодействия с отделом снабжения. Снабженцу можно будет закупить все необходимое для производства чего-либо списком, без необходимости разбора в деталях чертежей, счета и пр.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк ведомости покупных изделий .docСкачать образец ведомости покупных изделий .doc

Особенно это актуально при изготовлении мебели, техники, станков и других сложных изделий, требующих для изготовления большого количества приобретаемых деталей с разными наименованиями. Конструкторская документация этого вида всегда остается востребованной.

Законодательная база

Нормы заполнения этого документа регулируются ГОСТ 2.106-68. В нем указаны эти формы 3 и 3а с перечислением полей и данных, которые должны в нем присутствовать.

Причем рекомендуется группировать детали по их названию, а внутри этой группы придерживаться алфавитного порядка. Если это цифровые обозначения, то в списке детали следует располагать в порядке возрастания их размеров.

Так, например, внутри группы «Кабели» будут сначала ВВГПШ 123, затем ВВГПШ 223, потом ВДРП 123 и т.д.

Обложка

Внешняя часть ведомости обычно выполняется из плотной бумаги, на которой печатаются или записываются основополагающие данные об изделии, его номере, наименовании объекта, к какому виду он относится, есть ли сокращение.

Ведомость спецификаций образец порядок заполнения

Меры для удобства использования

Во избежание путаницы в ведомости покупных изделий предусмотрено даже формирование оглавления.
Оно заполняется в тех же графах таблицы, только название раздела помещается в строку «Наименование», а страница, на которой можно найти данные об этом предмете, заносится в столбец «Документы о поставке».
Такое своеобразное содержание всегда помещается на титульный лист ведомости и сильно упрощает работу на крупных предприятиях.

Внимание! Если поставки частей того или иного оборудования осуществляются из-за рубежа и имеют другие обозначения и названия, в том числе на других языках, то обязательно их указание.

Нюансы заполнения

В таблице обычно бывает множество строк, каждая из которых должна содержать информацию:

Название отдельного элемента. Буквенное обозначение подчеркивается. Если встречаются детали разных размеров, но с одним названием, то можно их прописать в одной и той же строке. Недопустимо такое действие с названиями, состоящими из одной буквы или цифровыми штампами.
Обозначение документа на поставку. Строки этого столбца при необходимости можно объединить и прописать название документа один раз, если все поставляется по одному и тому же договору.
Поставщики. Если поставщик всегда один и тот же, то его упоминают только вначале, оставляя этот столбец пустым. Но если речь идет о мелких компаниях-посредниках, то их названия и контактные данные должны быть для снабженцев или менеджеров под рукой в любой момент.
Количество элементов, которое потребуется для одного изделия.
Количество элементов для изделия в его полной комплектации, включая запасные части, монтажные, те, которые входят в состав упаковки, инструмент и пр. Причем интересно, что эта графа остается пустой, если заполняют строку на комплектацию запасных частей в качестве набора. Они считаются, в этом случае, отдельным изделием.
Какая часть элементов уходит на регулировку. Например, «0,1» в этой графе означает, что каждая десятая деталь предназначена для корректировки данных об остальных, на испытания и пр.
Сколько всего требуется изделий для изготовления, испытаний и включения в запасные наборы.
Дополнительные данные о товаре: единицах измерения, характерных особенностях, специфике использования и пр.

Ведомость спецификаций образец порядок заполнения

Бухгалтерская деятельность

В левой нижней части каждого листа ведомости вертикально располагается специальная колонка. Она предназначена для заполнения в бухгалтерии и служит инструментом ориентирования между уже заполненными ведомостями покупных изделий.

Насадка болгарка на бензопилу своими руками

Каждому из уже заполненных документов присваивается инвентарный номер. Он проставляется на всех страницах. Здесь же указывается дата заполнения и подпись материально ответственного лица за поставку тех или иных частей.

Обычно это бывает менеджер по поставкам.

Заключение

В конце ведомости покупных изделий, согласно требованиям ГОСТ, должен содержаться лист регистрации изменений.

Важно! Если меняются сами используемые детали, их наименование, количество или поставщик и информация об этих изменениях вносится в документ, то лист регистрации изменений заполняется соответствующим образом.

Также в этом листе указывается сопроводительная документация, которая прилагается к ведомости. Чаще всего это несколько приложений из договора на поставку, товарные накладные и пр.

Ведомость спецификаций образец порядок заполнения

Источник:

Ведомость материалов оформление по гост образец заполнения

Пример заполнения спецификации
Пример заполнения ведомости ссылочных документов
Пример заполнения ведомости покупных изделий
Пример заполнения ведомости держателей подлинников
Пример заполнения ведомости эскизного проекта
Текст документа сверен по:
«Единая система конструкторской документации.

Полной локализации производства на практике практически не бывает. Обязательно необходимо заказывать продукцию сторонних изготовителей для комплектования узлов, блоков, конструкций.

Все они вносятся в отдельный перечень — ведомость покупных изделий, который необходимо оформлять согласно ГОСТ 2.106-68 ЕСКД (единой системы конструкторской документации). Законом регулируются нормы и формы заполнения всех пунктов, разделов документа.

Стандартом предусмотрена отдельная титульная страница и/или лист утверждения с указанием авторов, их собственноручных подписей, необходимых печатей.

Ведомость спецификаций образец порядок заполнения

Область применения

Являясь составной частью полного пакета конструкторских документов, ведомость представляет собой перечень изделий, используемых в проекте, которые приобретаются у стороннего производителя. Комплектность определяется конструкторским коллективом с учетом необходимых требований к конечной продукции.

К сфере деятельности разработчика относится и оформление. Правильное заполнение по стандартам ГОСТ существенно облегчает работу предприятий. Информация предназначена для отдела снабжения, бухгалтерии, подразделения, занимающегося финансами. Обязательно наличие в ведомости разрешений для применения покупных изделий.

Прилагается список экспертиз, испытаний.

Ведомость покупных изделий является одним из основных документов для упрощенного взаимодействия с отделом снабжения, где не требуются чертежи.

В нем имеются ссылки на дополнительную информацию об изделиях, указаны реквизиты и контактные данные производителей, поставляющих необходимые виды электрооборудования и материалов, механизмов, отдельных деталей.

Удачным выбором для оформления ведомостей покупных изделий может стать программа Visio (визио) входящая в пакет Office 365 компании Microsoft.

Быстрый, эффективный способ сделать визуализацию документа с помощью диаграмм, встроенных трафаретов с исполнениями изделий по ГОСТ 2.113-75.

Несмотря на бурное развитие электроники, появление гаджетов со множеством функций форма бумажной документации, отчетности в промышленной сфере еще долго будет приоритетной. Достоверность подписей, печатей невозможно проверить на электронных носителях, что в некоторых случаях является необходимым условием сотрудничества с поставщиком покупных изделий.

Ведомость спецификаций образец порядок заполнения

Далеко не каждое производство оборудовано современными электронными устройствами, поэтому работать у станка, на сборочном конвейере приходится используя чертеж, список, ведомость в бумажном виде. Исследователи прогнозируют еще несколько десятилетий активного использования бумажной документации на производстве.

Структура и содержание документа

ГОСТ 2.106-68 регламентирует основные положения при заполнении пакета КД (конструкторских документов). Особое внимание уделяется оформлению ведомостей. Наряду с чертежами они входят как в основной, таки в полный пакет КД.

Если ведомость спецификаций содержит перечень всех составных частей изделий, их количества на единицу изделия, то документ покупных изделий указывает характеристики продукции сторонних производителей. Такое разделение полностью оправдано.

Работать с документами становится проще. Для составления бухгалтерской отчетности, продуктивной работы отдела снабжения предлагается информация, адаптированная для решения целей каждого подразделения предприятия.

Поэтому продукция сторонних производителей входит в ведомость покупных изделий, которая является отдельным документом.

Правилами оформления предписан порядок заполнения стандартных форм 3 и 3а, где указаны поля, графы для внесения данных.

Рекомендуется перечень изделий разделять следующим образом — сначала выделять группу деталей по названию, а затем внутри этого подраздела вносить их по алфавитному порядку и цифровым значениям в порядке возрастания. Содержание документа показано на титульном листе.

Рекомендуется для обложки использовать более плотную бумагу, чем та, используется непосредственно для ведомостей. Оформляется титульный лист следующим образом:

наименование;
к какому виду относится;
как обозначено изделие на чертежах;
номер по технической документации;
код продукции.

Физические и химические свойства стали

Подобная система обозначений облегчает дальнейшую работу. Особенно на крупных предприятиях, где количество проектно-конструкторских документов может составлять тысячи. Образец ведомости покупных изделий есть в пункте 6.4 ГОСТ 2.106-68. Прописывается номер строки, наименование продукции, обозначение документа.

Станок для гнутья профильной трубы своими руками

Основанием составления перечня становится пункты 5, 5а спецификаций поставки. Дублируются номера документов: стандартов, технических условий, пояснительных записок. Указывается название компании поставщика и его адрес. Для каждого из покупных изделий по ГОСТ 2.106-68 заполняется графа «куда входит».

В отдельных случаях допускается эту информацию не вписывать.

Ведомость спецификаций образец порядок заполнения

Определяется, сколько изделий необходимо на единицу разработанной продукции. В ведомости эти данные расположены в графе «Количество на изделие».

При необходимости заполняется графа примечания, где отмечены особые качества, характеристики, единицы измерения и другая информация.

В основном дополнительная информация необходима по изделиям зарубежных производителей, где возможно применяются другие стандарты. Коды импортных деталей можно не вписывать в ведомость.

Нюансы заполнения

Для того, чтобы иметь основание включать в состав поставки то или иное изделие, конструктор должен представить документальное подтверждение необходимости использования именно этой продукции. Отражается это в разрешениях на применение. Образец ведомости покупных изделий на примере заполнения одной строки по порядку слева направо:

порядковый номер — 1;
наименование — Подшипник 53618;
обозначение документа на поставку — ГОСТ 24696-81;
куда входит — АГБВ421213.421;
количество на изделие — 4;
всего — 4.

Примерное заполнение ЕСКД можно найти на тематических сайтах, поскольку в различных отраслях деятельности имеются нюансы оформления, предъявляются иные требования. При общих правилах стандарт допускает некоторую гибкость в оформлении.

Это позволяет оптимизировать процесс составления пакета КД. Используя готовый шаблон, пример заполнения экономится время. Основная информация в документе представлена в табличной форме. Так удобнее находить нужную позицию при поиске изделия.

Особым разделом является список поставщиков. Практика показывает, что необходимо указывать полные реквизиты организации.

Электронная почта, номера телефонов станут помощниками при необходимости оперативно связаться с поставщиком в случае возникновения производственных вопросов. Очень удобным методом заполняют выделенные подгруппы изделий.

Разделив перечень всех изделий по категориям, легче становится найти необходимую деталь. Показательные примеры однородных групп выглядят следующим образом. Отдельный документ с названием «Конденсаторы» включает в себя список продукции этого вида, упорядоченный по алфавиту.

Если указаны только цифровые значения продукции, то располагают их в порядке возрастания.
Скачать шаблон ведомости покупных изделий
В перечне покупных изделий акцентируется внимание на технических характеристиках продукции, что важно при производстве сложных конструкций, например, в мебельной, станкостроительной промышленности.

Кроме того, в документе есть ссылки на дополнительную информацию: указываются номера договоров, оговаривается ответственность сторон при транспортировке, хранении, установке и эксплуатации продукции.

Оформление документа

Общий вид ведомости должен удовлетворять требованиям ГОСТ. Титульный лист документа является фактически оглавлением и так иногда и называется. Затем список разделов продукции, объединенной общими признаками по назначению, конструктивным характеристикам.

Использовать для составления документа можно любые подходящие программы, от встроенных системных пакетов до продуктов сторонних разработчиков.
Оформление допускает свободу в выборе шрифтов, размеров, но при этом важно строго соблюдать структуру документа и правила заполнения всех граф по нормам ЕСКД.
Lobzik4you ru художественное выпиливание

Общие правила, стандарты оформления ведомостей покупных изделий делают возможным понимание специалистами из разных областей деятельности общих целей и задач.

Самыми строгими нормами отличаются пакеты КД для Министерства обороны, где даже для импортных деталей прописана необходимость указания всех характеристик, ссылки и номера всех договоров на поставку покупных изделий.

Для большинства же конструкторских, проектных, производственных организаций требования не столь жестки.

Существенно облегчает работу использование унифицированных шаблонов. Достаточно скачать в нужном формате образец. Важно, чтобы в используемой программе была возможность редактирования содержимого.

Шаблон чаще всего делается в приложениях стандартного пакета Microsoft Office. Ведомость покупных изделий относится к категории текстовых документов, поэтому использовать можно любой редактор.

Ведомость спецификаций образец порядок заполнения

Иное дело с графикой. Такие конструкторские документы выполняются в специальных программах. Графические редакторы требуют специальных знаний и навыков работы с ними.

Кроме того, грамотные чертежи выполняются квалифицированными специалистами, прошедшими обучение и имеющими соответствующие документы. Текстовые проектно-конструкторские документы делаются на стандартном компьютере базовой комплектации.

Достаточно иметь перед глазами ГОСТ 2.106-68 и владеть элементарными навыками пользования ПК.

Источник:

Ведомость покупных изделий. Образец заполнения и бланк 2021-2022

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк ведомости покупных изделий .docСкачать образец ведомости покупных изделий .doc

Законодательная база

Так, например, внутри группы «Кабели» будут сначала ВВГПШ 123, затем ВВГПШ 223, потом ВДРП 123 и т.д.

Обложка

Также обязательно здесь указывается его обозначение на чертежах, номера согласно технической документации.
Ведомость спецификаций образец порядок заполнения

Меры для удобства использования

Во избежание путаницы в ведомости покупных изделий предусмотрено даже формирование оглавления.

Внимание! Если поставки частей того или иного оборудования осуществляются из-за рубежа и имеют другие обозначения и названия, в том числе на других языках, то обязательно их указание.

Нюансы заполнения

В таблице обычно бывает множество строк, каждая из которых должна содержать информацию:

Название отдельного элемента. Буквенное обозначение подчеркивается. Если встречаются детали разных размеров, но с одним названием, то можно их прописать в одной и той же строке. Недопустимо такое действие с названиями, состоящими из одной буквы или цифровыми штампами.
Обозначение документа на поставку. Строки этого столбца при необходимости можно объединить и прописать название документа один раз, если все поставляется по одному и тому же договору.
Поставщики. Если поставщик всегда один и тот же, то его упоминают только вначале, оставляя этот столбец пустым. Но если речь идет о мелких компаниях-посредниках, то их названия и контактные данные должны быть для снабженцев или менеджеров под рукой в любой момент.
Количество элементов, которое потребуется для одного изделия.
Количество элементов для изделия в его полной комплектации, включая запасные части, монтажные, те, которые входят в состав упаковки, инструмент и пр. Причем интересно, что эта графа остается пустой, если заполняют строку на комплектацию запасных частей в качестве набора. Они считаются, в этом случае, отдельным изделием.
Какая часть элементов уходит на регулировку. Например, «0,1» в этой графе означает, что каждая десятая деталь предназначена для корректировки данных об остальных, на испытания и пр.
Сколько всего требуется изделий для изготовления, испытаний и включения в запасные наборы.
Дополнительные данные о товаре: единицах измерения, характерных особенностях, специфике использования и пр.

Ведомость спецификаций образец порядок заполнения
Если составные части изделия сложны и имеют собственные ведомости покупных изделий, то обязательна ссылка на эти документы. В конце каждой из страниц и отдельно в конце ведомости располагается небольшая таблица. Она содержит в себе данные о количестве страниц, частично дублирует информацию с обложки.

Ведомость спецификаций образец порядок заполнения

Бухгалтерская деятельность

Обычно это бывает менеджер по поставкам.

Заключение

Словом, то, с чем вместе снабженец предоставляет ведомость в бухгалтерию.
Ведомость спецификаций образец порядок заполнения

Скачать документна сайте Ассистентус

Спецификация к договору поставки — особенности составления,“подводные камни”

На что обратить внимание при составлении спецификации, какие существуют при этом “подводные камни” и тонкости рассказывается в данной статье.

Как правило, к любому договору поставки или иному аналогичному документу прилагается письменное приложение. Оно называется “спецификацией к договору”, оформляется в двух экз. (по числу подписантов) и является обязательным к составлению.

Подробности в материале, подготовленном юрисконсультом «РосКо — Консалтинг и аудит» Валерием Ивановым и статье дальше:

Для чего требуется

Большинство договоров поставки лишь очерчивают контуры подписываемого соглашения, то есть являются рамочными.

Рамочный договор очень удобен для долговременного сотрудничества и является юридическим “фундаментом” для последующей надстройки . Порой “многоэтажной”. На профессиональном сленге закупщиков такая договорная система так и называется “небоскреб”.

На практике это выражается в лаконичном тексте самого договора, в котором лишь указывается, что продавец собирается поставлять, а покупатель приобретать.

Однако закон требует, чтобы предмет поставки был обязательно оговорен. А именно: наименование товара, количество и ассортимент.

Поскольку предмет поставки в процессе сотрудничества может неоднократно меняться, то, чтобы каждый раз не перезаключать основной договор, меняют лишь его спецификацию.

Иными словами, рамочный договор подобен работающему годами принтеру, в котором при необходимости заменяются лишь картриджи.

Какие данные указываются в спецификации

Поскольку на сегодня единой формы нет, в самом договоре указывается конкретный образец спецификации. Как правило, она составляется в виде таблицы, в которой присутствуют:
— ссылка на соглашение, которому она принадлежит, порядковый номер (если спецификаций несколько);
— указание всех товарных позиций в соответствии с пунктами пронумер-го списка;
— описание каждой в соответствии с общепринятой номенклатурой и тех. характер-ми;
— единицы измерения, кол-во, цена одного экз-ра и сумма по каждой позиции;
— итоговая сумма по специф-ции без НДС и с НДС;
— наименования, юрид. названия, адреса сторон;

— налог. и банк. реквизиты;

— подписи уполномоченных лиц сторон, заверенные мокрыми печатями.

Также в спецификации четко оговариваются временные рамки и условия (вплоть до мельчайших деталей) поставки. Определяются формы расчетов, валюта, период оплаты, вид транспорта и место разгрузки, качественные гарантии и условия ответственности.

Иными словами, общие моменты договора поставки конкретизируются в спецификации.

Важный нюанс: названия, которые, в так называемой, ассортиментной номенклатуре указаны на другом языке или латиницей должны быть точно также указаны в спецификации. Их перевод не допускается.

Можно ли обойтись без спецификации

Несмотря на то, что спецификация является необходимым приложением, случается, что договор заключается без нее. Аргумент: спецификация дублирует товарную накладную.

Однако, это мнение глубоко ошибочное. Накладная — лишь подтверждение факта передачи товара, а не наличия обязательств по нему.

Пренебрежение спецификацией чревато неприятностями для поставщика, так как товар не будет считаться переданным другой стороне на основании договора, со всеми вытекающими последствиями. Например, в этом случае покупатель будет вправе не оплачивать товар. Более того, он может вернуть его поставщику через некоторое время с требованием возместить расходы на хранение.

В случае судебного разбирательства, такой договор будет считаться незаключенным, по причине отсутствия документа, подтверждающего факт согласования по количеству, качеству и срокам поставки.

На какие пункты спецификации следует обратить особое внимание

Каждый пункт договора и прилагаемой к нему спецификации являются важным, но особенно рекомендуется обратиться внимание на следующие:

● Пункт о качестве поставляемого товара. Он может стать неприятной неожиданностью как для покупателей, так и для поставщиков. Особенно, когда оговариваются специфические требования по качеству.

Так, достаточно лишь за фразой, оговаривающий качество товара (например, “согласно ГОСТУ”), поставить другую, начинающуюся со слов “при этом”, чтобы полностью изменить смысл предыдущей. Можно добавить любую не соответствующую российским стандартам характеристику (например, уровень жирности и т.д.). Вариантов много.

Покупатель может требовать различных преференций, вплоть до снижения цены. С другой стороны, конкретные требования к качеству дисциплинируют и поставщика. В любом случае, это пункт следует изучать в числе первых.

● Цена товара. В спецификации должно быть оговорено, из чего она складывается кроме стоимости самого товара.

Например, стоимость его доставки до покупателя, установку (для оборудования), стоимость упаковки, погрузо-разгрузочные работы, страховку, оформление сопроводительных док-в.

Чтобы избежать дополнительных расходов для обеих сторон, в цену должны быть включены все предполагаемые расходы.

● НДС. Также рекомендуется указывать процент и сумму НДС. Некоторые компании могут работать по упрощенной схеме налогообложения и не платить НДС.

● Срок передачи товара. Для того, чтобы избежать ситуации, когда товар поставляется в ненужный или неудобный для покупателя момент, необходимо обратить внимание на график поставок. Желательно, чтобы он был по возможности максимально детализирован: какой товар и в какой срок доставляется, возможна ли его досрочная поставка и т.д.

● Комплектность товара. Особенно этот пункт актуален для технически сложных изделий.

В нем должно быть оговорено, какие компоненты входят в состав товара, а также действия сторон на случай его некомплектности.

Например, уменьшение цены, компенсация расходов, срок допоставки или исправления и т.д. В первую очередь данный пункт важен для покупателя, так как защищает его интересы.

● Срок годности товара. Этот пункт особенно важен, когда товар приобретается с целью дальнейшей реализации. Тем более, если предполагается цепочка поставщиков. Так, например, имеет смысл добавить указание, что товар должен быть поставлен за конкретное кол-во дней до истечения срока годности.

● Гарантийный срок. Хотя закон оговаривает такой срок двухлетним пределом, стороны вправе установить любой срок действия гарантии. Однако, если установленный ими срок будет менее двух лет, покупатель все равно сохраняет за собой право на предъявление требований к поставщику по поводу качества товара в течение оговоренного законом срока.

Время, потраченное на детализацию всех сопутствующих договор документов (особенно его спецификацию), в последствии может окупиться сторицей и избавить стороны от возможных финансовых и моральных потерь.

Обращайтесь к специалистам

Чтобы весь процесс подготовки заключения договора поставки, включая составление спецификации, с самого начала не доставил Вам хлопот, мы рекомендуем обращать пристальное внимание на все его этапы. Идеальный вариант — помощь квалифицированного специалиста.

Так, обратившись в компанию “РосКо”, которая предоставляет широкий спектр услуг, а именно: юридические, аудиторские, аккредитационные, бухгалтерские, регистрационные, кадровые, Вы можете быть уверены, что составленные при нашем профессиональном участии документы будут соответствовать всем необходимым требованиям и гарантированно уберегут Вас от любых неожиданностей.